(Bijna) verdronken in de zorgdata? Ja dat kan!

In de zorg registreert men veel, heel veel gegevens in elektronische dossiers. Daardoor kan het voorkomen dat men door de bomen het bos niet meer ziet, zelfs al slaat de zorgverlener de data gestructureerd op. De veelheid van informatie ontneemt dan het zicht op wat op een bepaald moment essentieel is. Het is een onderwerp dat ook gebruikersverenigingen van huisarts-informatie-systemen(HIS-sen) bezighoudt. Aan de hand van een persoonlijk ervaring van enkele weken terug wil ik het onderwerp van het(bijna) verdrinken in vastgelegde data met u doornemen. Die ervaring betreft een pre-operatieve screening vanwege, laten we zeggen, groot onderhoud aan schrijver dezes. Daarbij viel op hoe nauwkeurig uitgevraagde en opgestuurde  informatie opnieuw uitgevraagd werd met ontkenning van het al vastgelegd zijn van deze informatie. Door enige vasthoudendheid lukte het mij de betrokken personen uit te leggen dat die informatie al in het systeem moest zitten en vonden ze het.

Pre-operatieve screening

Als er een chirurg een operatie van enige importantie gaat verrichten komt de patiënt in een uitgebreid traject van bevraging en onderzoek terecht. Volkomen terecht, zeker als het een 70-plusser betreft. Vragenlijsten over het lichamelijk en mentaal functioneren plus vragen over medicatiegebruik en allergieën alsmede een lijst met ondergane ingrepen. Dat stuur je dan meerdere weken voor de screening op de polikliniek per post op samen met de lijst van eerdere ingrepen. Dit alles in de wetenschap dat een deugdelijk ziekenhuis dat in het Elektronisch Patiëntdossier(EPD), het ziekenhuis-informatie-systeem(ZIS) opslaat.

Twee maal

Tijdens de daadwerkelijk screening loopt de patiënt dan een zestal stations af. Laboratorium, ECG, consulent, apothekersassistente, arts-assistent en anesthesist. De apothekersassistente vroeg naar mijn medicatieoverzicht en allergieën. Daarop antwoordde ik dat ze die al in het systeem moest hebben staan, omdat ik het tevoren opgestuurd had. “Het staat er niet in”, meldde zij. “Echt wel, zei ik. Weer zei ze dat ze het niet in het systeem zag staan. Op mijn opmerking dat het zeer waarschijnlijk in gescand zou zijn, zocht ze nog wat verder in het ZIS. En warempel, het was gewoon aanwezig, als Pdf-bestand. Hetzelfde herhaalde zich bij de arts-assistent die naar bepaalde ingrepen vroeg. Aangezien dat in mijn geval lastig is om dat per jaar te onthouden wees ik de arts op de door mij opgestuurde lijst met ingrepen. “Staat er niet in”, zei ze. “Staat er wel in”, zei ik en wees op de locatie met in gescande papieren. En jawel, die info kwam ook boven water.

HIS    

Ook in HIS-sen kan men makkelijk de weg kwijtraken en zaken over het hoofd zien, die er uiteindelijk wel instaan. Op de papieren kaarten, voor 1990 volop in gebruik, kon zoiets, maar in elektronische systemen net zo goed. Het structureren van de informatie en het consistent opbergen van informatie binnen een HIS is van groot belang. Het allerbelangrijkste is het op orde houden van de lijst met (hoofd)diagnosen, de zogenaamde episoden-lijst. Daar kan makkelijk de klad in komen. Bijvoorbeeld doordat binnen een praktijk twee maal dezelfde episode wordt aangemaakt, een diagnose verandert, of allerlei kleine gebeurtenissen in die lijst terechtkomen. Als daar dan veel diagnosen onder elkaar staan dan ziet men door de bomen het bos niet meer. Problematisch in groepspraktijken is ook dat door parttime werken van artsen de patiënt vaak meerdere zorgverleners heeft. Daardoor is er geen duidelijke eindverantwoordelijke voor het netjes ordenen en bijhouden.

NedHIS discussiedag

Elk jaar organiseert de vereniging van gebruikersverenigingen van HIS-sen, NedHIS, een discussiedag met huisartsen, praktijkassistentes, vertegenwoordigers van de Landelijk HuisartsenVereniging(LHV), het Nederlands Huisarts Genootschap(NHG) en HIS-leveranciers. Dit jaar vond die dag digitaal plaats d.m.v. een Zoom-sessie. Eén van de onderwerpen was het goed structureren van informatie binnen de Episode Gerichte Registratie. Nut en noodzaak van een ordentelijk bijgehouden HIS en met name de episodenlijst onderschreven alle aanwezigen. Bruikbare suggesties van gebruikers en NHG werden uitgewisseld. Iedereen onderkende het probleem dat bij onvoldoende structuur/orde het overzicht snel zoek is en majeure fouten gemaakt kunnen worden. Problematisch is vooral dat de dossiers eigenlijk alleen maar aangroeien en niet afnemen. Dat heeft weer te maken met het gegeven dat huisartsgeneeskunde levensloopgeneeskunde is.

Tuchtzaken

Dat vastgelegde informatie over het hoofd gezien kan worden terwijl het toch in een EPD is vastgelegd bewijzen ook zaken bij het tuchtcollege. Zoals deze, waar een bericht van een afwijkende PET-scan wel in het EPD stond maar er niet door de specialist op geacteerd was. Juist vanwege het moeten kunnen verantwoorden van alles wat in de zorg gebeurt, legt de zorgverlener veel, zo niet alles vast in EPD’s. Door die veelheid van informatie is een enorme valkuil ontstaan die iedere zorgverlener, maar ook patiënt, op enig moment op zijn/haar pad kan treffen. Ordelijk werken, gestructureerd data opslaan, vermijden van platte tekst, het doorzoekbaar maken van de inhoud van Pdf-bestanden en gericht zoeken, zijn sleutelbegrippen hierbij.

 W.J. Jongejan, 21 oktober 2020