PharmaPartners zet digitale autorisatie Baxter-medicatie tijdelijk stil

Op 6 februari 2026 kregen alle gebruikers van het huisarts-/apotheek-ICT-systeem Medicom van leverancier PharmaPartners een dringende email. Die betrof het tot nadere order stopzetten van de digitale autorisatie van wijzigingen in de zogenaamde Baxter-medicatie. Een baxterrol (of medicijnrol) is een aaneengesloten rol met plastic zakjes waarin medicatie per inname-moment (datum en tijdstip) is verpakt. Het biedt overzicht, voorkomt innamefouten en bevordert de zelfstandigheid, vaak gebruikt bij het slikken van meerdere medicijnen. Elk zakje is bedrukt met dag, tijdstip en inhoud, waardoor sorteren in een pillendoos niet meer nodig is. De toepassing is ideaal voor mensen die dagelijks meerdere medicijnen op verschillende tijden moeten innemen. Vaak zitten die rollen in een geneesmiddelen doseersysteem of GDS. Voor het afleveren van de Baxter-medicatie aan de patiënt is een goede coördinatie tussen apotheek en huisarts nodig. Speciaal als onderhoudsdoseringen in het kader van incidentele, tijdelijke, wijzigingen, gemuteerd worden. Die wijzigingen behoeven autorisatie.

Wat is het probleem nu bij Medicom/Pharmacom?

Medicom is een ICT-systeem dat met clusters van huisartsen en apotheken werkt. Hierin zijn de apotheken en huisartsen die Medicom nauw met elkaar verbonden, terwijl de functionaliteit voor apotheek anders is dan voor de huisarts. Het apotheekdeel heet Pharmacom en het huisartsendeel Medicom.

PharmaPartners meldt nu dat in een specifiek geval autorisatieverzoeken niet juist worden verwerkt. Dit heeft tot gevolg dat incidentele medicatie mogelijk te lang geleverd wordt. Het probleem treedt op bij het omzetten van continue medicatie naar incidentele medicatie, terwijl er een uitstaand autorisatieverzoek is voor de betreffende medicatie. Wanneer is ingesteld dat einddata mogen worden aangepast, wordt het door een arts geaccordeerde autorisatieverzoek niet juist verwerkt.

Hoe loopt die autorisatie?

Een apotheek stuurt een autorisatieverzoek (automatisch of handmatig) naar de huisarts . Voordat de autorisatie terugkomt vanuit de huisarts, wordt de regel in een zogeheten buffer, de AanSchrijfBuffer (ASB), aangepast van Continu naar Incidenteel met een einddatum. Het autorisatieverzoek komt vervolgens terug van de huisarts en de apotheek heeft ingesteld dat de einddatum wordt aangepast naar de autorisatiedatum. De crux is nu dat de einddatum van de incidentele regel ook wordt aangepast naar de autorisatiedatum in het originele verzoek (toen het middel nog continu was). Omdat er daardoor geen einddatum aan de incidentele toediening zit, blijft het geneesmiddel daardoor onbedoeld langer in de ASB. Die ASB is een functionaliteit die wordt gebruikt bij de herhaalservice, specifiek voor patiënten die hun medicatie in een baxterrol (weekdoseersysteem) ontvangen. Het geeft aan hoe de herhalingen voor deze patiënten worden verwerkt en geleverd.

Serieus probleem

Wat er gebeurt is dat openstaande verzoeken dus open blijven staan in de databases. Geweigerde regels die van de huisarts terug worden gestuurd naar het apotheeksysteem Pharmacom hebben daardoor geen geldige autorisatiedatum meer en vereisen een handmatige actie. Het uitschakelen van de functionaliteit betekent dat er zoals voorheen handmatig geautoriseerd moet worden in de apotheek. Daarnaast is het ook niet mogelijk om een overzicht te genereren van autorisatieverzoeken die niet juist zijn verwerkt. Dus de omvang van wat er misgaat is niet te overzien. Omdat de patiënt op die manier medicatie krijgt die niet zo bedoeld is door de arts heeft PharmaPartners besloten om vanaf 6 februari om 19.00u dat systeem uit te zetten. Wanneer het lek boven water is, valt nu niet in te schatten. Men krijgt daar separaat een keer bericht over.

Gevolgen

Eén en ander heeft als gevolg dat er binnen de Pharmacom-apotheken veel extra handmatige actie noodzakelijk is. Daarnaast zullen zowel huisartsen als apotheken die Medicom/Pharmacom gebruiken bij hun respectievelijke praktijken moeten nagaan bij welke mensen ze recent tijdelijk de onderhoudsdosering een incidentele aanpassing hebben gegeven. Omdat zoals hierboven beschreven er geen overzicht van te maken is zal men op het geheugen van de medewerkers moeten vertrouwen.

Wat PharmaPartners niet vermeld is hoe lang dit probleem al speelt. Dagen, weken, maanden??

Testen, testen, testen

Wat dit probleem laat zien is dat het digitaal afhandelen van acties in huisartspraktijk en apotheek zeer zorgvuldig getest dient te worden. Dat is een must vooraleer men digitale stroomlijning van activiteiten massaal uitrolt. Terug naar niet-digitaal is nu mogelijk, maar zal veel meer tijd kosten.

W.J. Jongejan, 9 februari 2026

Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay