Met een EPD is het niet automatisch hosanna in de zorg

In het dagblad Trouw verscheen op 11 augustus 2020 een artikel van Maurice Timmermans met de kop “Eindeloos dolen in het elektronische patiëntendossier”. Hij beschrijft de problemen met elektronische patiëntendossiers(EPD’s) in instellingen van de geestelijke gezondheidszorg(GGZ). Het beeld is verre van gunstig. In het artikel komen psychiaters aan het woord die aangeven hoe ze in de veelheid van vaak niet goed gestructureerde data de weg kwijt raken. Eigenlijk geven ze aan het overzicht te (gaan) missen en dat eerder vastgelegde betekenisvolle data niet opvallen. Het is een probleem dat niet alleen in de GGZ speelt maar ook,  in iets mindere mate in ziekenhuizen en bij huisartsen. Helemaal problematisch blijkt het te zijn als mensen van GGZ-zorginstelling veranderen. Er blijkt dan geen goed uitwisselformaat te bestaan van GGZ-zorgdata tussen de systemen onderling. Daardoor komt informatie bij overdracht blijkbaar niet in de daarvoor bedoelde rubrieken terecht, maar in één Pdf-bestand.

EPD

Het probleem met eigenlijk alle EPD’s in de zorg is dat twee oorzaken zijn aan te wijzen voor gering gebruiksgemak op de werkvloer voor alle zorgaanbieders. De systemen delen twee doelen: het vastleggen van medische informatie EN het gebruik als declaratiesysteem t.b.v. van de financiële afwikkeling van de zorgverlening. De psychiater Niels Mulder verzucht in het artikel dan ook dat bij de EPD’s de nadruk lijkt te liggen op de financiële verantwoording.

Daarnaast werken de EPD’s veelal volgens het one-size-for-all principe. Daarbij is voor elk type zorgaanbieder binnen een zorginstelling wel gedacht aan  relevante invoervelden. Maar de systemen laten per type zorgverlener niet alleen de voor hen relevante velden zien, maar juist veel meer. Daardoor verliezen gebruikers het overzicht. Verse gebruikers van nieuwe systemen hebben vaak langdurig aanloopproblemen. Daarnaast is de markt voor EPD’s  te beperkt om software te genereren die sterk op de gebruikers is toegesneden. Weinig intelligente software dus.

Uitwisselformaat

Aangezien een patiënt in een aanzienlijk aantal gevallen van zorginstelling verandert is het van eminent belang dat er sprake is van een goed gedefinieerd uitwisselbestand. Een zogeheten Zorginformatiesysteem UitwisselFormaat(ZUF). Door het niet volgen van de Europese en ISO-norm 13606 van Nederlandse zorgICT-systemen, is het maken van ZUF-bestanden zeer moeizaam. Huisartsen waren de voorlopers in de toepassing van zorgICT. Uit angst dat huisartsen makkelijk van systeem konden veranderen hadden de ICT-leveranciers van HuisartsInformatie Systemen(HIS-sen) in het begin weinig trek in het definiëren van een HIS Uitwissel Formaat (HUF). Die aanvankelijke rem heeft lang doorgewerkt. Pas de laatste vijf jaar maakt men met veel hulp van de Stichting Inschrijving op Naam(ION), grote stappen om tot een goede uitwisseling van zorgdata tussen huisartssystemen te komen. Daardoor komen data bij een volgende huisarts automatisch op dezelfde plaats terecht als bij de huisarts waar de patiënt vertrok, ongeacht het type HIS dat ze gebruiken.

Pdf-bestand  

Naast de specifieke verhuisbestanden maken de HIS-sen bij verhuizing van data als means-of-last-resort een pdf-bestand aan waarin alle te verhuizen data vermeld staan. Mocht er iets mis zijn gegaan met het inladen van de data dan kan men hierin die data altijd nog terug vinden. Een laatste redmiddel als het andere mis gaat. Volgens het artikel van Timmermans in Trouw is het verhuizen van zorgdata in de GGZ in een Pdf-bestand schering en inslag. Dat kan nooit de bedoeling zijn, want de zorgdata staan in het bestand als één grote Wort-Salat. Formeel staat alles er wel, maar het zoeken binnen het bestand is voor de dagelijkse werkzaamheden vrijwel niet te doen.

Foutenbronnen

Een niet overzichtelijk EPD kan op verschillende manieren tot forse medische fouten leiden. Informatie kan ingevoerd en te vinden zijn, maar niet gemakkelijk. Daardoor ziet men waarschuwingen of andere vitale informatie over het hoofd. Ook kan het zijn dat er vitale informatie zoals allergieën en intoleranties  op meerdere attentieplaatsen moeten zijn ingevoerd om een effectieve waarschuwing te krijgen. Een tuchtzaak over het met groot gevaar voorschrijven van een medicijn is er een voorbeeld van. In die casus was de overgevoeligheid voor een medicijn slechts op één van drie benodigde attentieplaatsen ingevuld. Aan dit voorbeeld is ook te zien hoe gebruiksonvriendelijk bepaalde systemen zijn. Op één plaats iets essentieels invullen moet afdoende zijn.

Verdrinken in de massa

Hoewel EPD’s in de meeste gevallen wel een structuur hebben die gestructureerd invoeren van zorgdata faciliteert en er vaak toe dwingt, is een overload aan data toch mogelijk. Een patiënt die veel mankeert of die, om welke reden dan ook, frequent een zorgverlener bezoekt, kan in een overzicht van diagnosen, in een HIS de episodenlijst genoemd, onoverzichtelijkheid genereren door de veelheid van informatie op één scherm. In het artikel van Timmermans in Trouw maakt hij dan ook op enkele plaatsen duidelijk dat teveel informatie het tot zich nemen van relevante informatie belemmert.

EPD’s zijn een stap vooruit vergeleken met de vroegere papieren tegenhanger.

Het is echter nog lang geen tijd om hosanna te roepen.

W.J. Jongejan, 14 augustus 2020

Afbeelding van mcmurryjulie via Pixabay