Magische verdwijntruc in huisartsinformatiesysteem Medicom
Soms gebeuren er heel vreemde, onverwachte, dingen bij digitale gegevensoverdracht. Op 6 juli 2023 kregen huisartsen die het huisartsinformatiesysteem(HIS) Medicom gebruiken een dringende email van zorgICT-leverancier PharmaPartners. Daarin stond dat bij het aanmaken van een digitale dossieroverdracht, ingeval een patiënt naar een andere praktijk verhuist, de software sommige documenten niet meenam. Daardoor is het mogelijk dat er momenteel documenten ontbreken van recent geïmporteerde patiëntdossiers. Het gaat om de periode van 17 april 2023 tot 6 juli 2023. Op 17 april heeft PharmaPartners een nieuwe werkwijze voor het importeren van patiëntendossiers beschikbaar gesteld. Die had men geïntroduceerd om het inlezen van data uit het overdrachtsdossier bij de nieuwe praktijk te vergemakkelijken. Ondanks meerdere testen blijken documenten die in de genoemde periode in een tijdvak van 10 uur, gerekend vanaf middernacht, zijn ingevoerd niet in één van de overdrachtsbestanden te komen. Bij documenten moeten we vooral denken aan specialistenbrieven.
Wat schrijft PharmaPartners?
Het bedrijf laat het volgende weten:
“Ondanks uitgebreide testen met diverse externe partijen en Stichting ION, worden in een specifiek geval koppelingen naar documenten niet aangemaakt. Het gaat hierbij om documenten die ooit tussen 00.00 en 09.59 uur in het oorspronkelijke patiëntdossier zijn verwerkt. Voor deze documenten wordt geen koppeling in het .EDI-bestand aangemaakt, waardoor deze met de nieuwe werkwijze niet automatisch geïmporteerd worden bij de nieuwe huisarts. Hierdoor is het mogelijk dat er momenteel documenten ontbreken van recent geïmporteerde patiëntdossiers”
Voor het goede begrip: het .EDI bestand is het verhuisbestand van waaruit zorgdata in het nieuwe HIS ingelezen worden.
Foutopsporing via omweg
Niet alles van wat er in de niet overgedragen documenten staat is verloren gegaan. PharmaPartners laat weten dat er toch wel aanknopingspunten kunnen zijn waardoor de nieuwe huisarts die het dossier elektronisch inlas kan vermoeden/weten dat er één of meerdere documenten ontbreken. De koppeling naar het document ontbreekt, maar het document bevindt zich nog wel in het zogenaamde ZIP-bestand. Dat is een bestand waarin alles wat in een digitaal dossier van de patiënt staat gecomprimeerd opgeslagen staat. Met een ont-ZIP-programma kan je dan de inhoud bekijken maar niet inlezen in het nieuwe dossier. De samenvatting van de documenten en journaalregistratie van het document worden wel geïmporteerd. De inhoud van het document in Documentbeheer niet. PharmaPartners doet de suggestie om als de nieuwe huisarts in de toekomst een document mist, deze het origineel kan opvragen bij de bron, bijv. bij de specialist die ooit een operatie- of opname verslag o.i.d. stuurde.
Raadselachtig
Het blijft raadselachtig waarom documenten die de oude huisarts of één van diens personeelsleden tussen 00.00 en 09.59 uur digitaal opsloeg in Medicom op magische wijze niet in het overdrachtsdossier terechtkwamen. Mogelijk heeft het te maken met de manier waarop een huisartsinformatiesysteem de binnenkomende post verwerkt. Het kan zijn dat Medicom om 10.00u voor het eerst op de dag automatisch digitale post ophaalt en dan via de “postkamer” in het HIS dat aan de huisarts of medewerker presenteert. Als de huisarts tussen de eerder genoemde uren dat eigenstandig doet zou het dan mis kunnen gaan.
Opgelost
PharmaPartners stelt dat ze het probleem middels een update op 6 juli voor de gebruiker verholpen hebben voor toekomstige dossieroverdrachten. Het is helaas niet mogelijk om met terugwerkende kracht de missende verwijzingen en documenten te herstellen. Medicom raadt de huisartsen aan als verwerker van de gegevens om bij het ervaren van genoemd probleem de Autoriteit Persoonsgegevens(AP) in kennis te stellen van een datalek. Nergens rept PharmaPartners over haar eigen verantwoordelijkheid richting de AP als veroorzaker van het probleem.
Het is overigens niet de eerste keer dat er iets mis gaat bij Medicom. Op 30 mei 2023 liet ik al weten dat Medicom 20 jaar oude medicatiegegevens eigenstandig verwijderde.
W.J. Jongejan, 7 juli 2033
Recente reacties